سازمان ها باید با تغییرات در مقررات و سیاست هماهنگ شوند. با اینکه اجرای مقررات جدید اغلب هزینه بر است، می تواند نتایج بلند مدت داشته و احتمال شکست وجود دارد. وضعیت فعلی به طور جدی سیاست گزاری را محدود می کند. برای بهبود این وضعیت، سیاست گزاران و مجریان سیاست درجستجوی روش هایی هستند تا به سطوح بالاتری از انعطاف وچابگی در سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار خود دست پیدا کنند. انعطاف، توانایی واکنش نشان دادن به تغییرات و چابکی، سرعت پاسخ دهی به تنوع و تغییر می باشد. هم انعطاف و هم چابکی، مفاهیمی چند بعدی هستند.

این مقاله به ارائه ی اصولی برای ایجاد انعطاف و چابکی در زمان پیاده سازی سیاست های جدید یا بازبینی شده در فرآیندهای کسب و کار می پردازد. این اصول شامل ۱)تعریف و استفاده از خدمات کسب و کار، ۲)هماهنگی و سازماندهی خدمات کسب و کار از طریق استفاده از رویدادها، ۳)تفکیک فرآیند،دانش و منابع و ۴) پیاده سازی یکپارچه ی سیاست، می باشد. خدمات کسب و کار اجزائی هستند که حاوی وظایف کسب و کار بوده و مسئولیت های روشنی دارند. مطالعه ی موردی نشان می دهد که این اشکال انعطاف و چابکی می تواند به پیاده سازی سریعتر و مقرون به صرفه تر سیاستها کمک نماید. منابع یک سازمان و سطح انعطاف و چابکی تعیین می کند که چه قوانینی می توانند در یک زمان خاص پیاده سازی شوند. بهبود انعطاف و چابکی در همه سطوح به نوآوری نیاز دارد: زیرساخت، فرآیند کسب و کار و سازمان. سطح انعطاف و چابکی همیشه باید با استفاده از ترکیبی از معیارها اندازه گیری شوند. ما ابزاری را ارائه می کنیم که به ارزیابی اثر سیاست ها بر سازمان ها قبل از پیاده سازی آن ها می پردازند.

واژگان کلیدی: انعطاف،چابکی،مدیریت فرآیند کسب و کار، خدمات کسب و کار، گرایش خدمت،سیاست گزاری، تایید.

۱. مقدمه

در سال ۲۰۰۷، در ارتباط بین Dutch taxو customs ministration (DTCA، در هلند:اداره مالیاتی) و موسسه ی بیمه ی کاری (در هلند: UWV) 108000 سند گم شد. هدف قانونی که در اختصار به هلندی «walvis» نامیده می شود (که به معنای نهنگ می باشند) کاهش حجم کار اداری از طریق ساده سازی قانون بیمه ی کار بود. اما بر خلاف این، این موضوع باعث شد تا مردم به خاطر نیاز به ثبت مجدد اطلاعات، مدت های طولانی برای دریافت کمک های مالی انتظار بکشند. همچنین علت های دیگری شناسایی گردید، علت اصلی این شکست، پیاده سازی یک قانون جدید و پیچیده در یک دوره ی زمانی بسیار کوتاه بود. زیرساختار، نرم افزارها و فرآیندهای کسب و کار قادر به تغییر سازگار با این قانون نبودند. بارها این سوال پرسیده می شد که «چگونه شروع چنین پروژه ی عظیمی بدون داشتن هیچ دانشی نسبت به خطرات و تاثیر بر سازمان ها امکان پذیر می باشد؟». این امر منجر به توجه سیاسی به این مساله و فشار برای اطمینان از این گردید که سیستم هابه اندازه ی کافی برای پیاده سازی مقررات، منعطف و چابک هستند. اخیرا، وزیر دادگستری هلند، دستور داد که همه ی قوانین قبل از اجرا باید از نظر امکان پذیری تست شوند. از سازمان های مجری قانون خواسته شد تا در مورد توانایی اجرای یک قانون در یک دوره ی زمانی خاص و منابع مورد نیاز برای این کار قضاوت کنند.

به طور ساده، می توان سیاست گزاری را به عنوان یک تسمه نقاله در نظر گرفت که در آن مسائل به صورت مشکل شناسایی شده، اقدامات جایگزین طراحی می شوند، سیاست ها تاثیر گذاشته، پیاده سازی، اجرا و ارزیابی می شوند. منظور از پیاده سازی «اجرای قانون است که در آن بازیگران، سازمان ها، رویه ها و تکنیک ها با یکدیگر کار می کنند تا سیاست ها را در تلاشی برای دست یابی به اهداف سیاست یا برنامه اجرایی کنند». هم سیاست گزاران، و هم مجریان سیاست و آن هایی که مسئول پیاده سازی سیاست هستند تصدیق می کنند که اهمیت ICT در فعالیت های روزانه ی آن ها و فرآیندهای قانونی رو به افزایش است. اغلب وقتی که قانون به تصویب می رسد، اینکه چگونه پیاده سازی سیاست عمل خواهد کرد معلوم نیست. اگرچه ابزارها و وسایلی برای ارزیابی اثرات سیاست ها وجود دارد، توجه کمی به اثرات بر سازمان های مسئول اجرای سیاست ها شده است. از آنجایی که با تغییر مستمر محیط سیاسی و اجتماعی، سیستم ها باید به طور مستمر به منظور انعکاس تغییرات سیاسی و اجتماعی بهبود یابند، توجه به این مساله بیشتر اهمیت یافته است. از طرف دیگر، سیاست گزاری و پیاده سازی قانون نمی تواند و نباید به توسط سیستم های ICT متوقف شود. مساله ی اصلی نیاز به انعطاف است چرا که انعطاف عامل تسهیل پیاده سازی آسان و ارزان سیاست های جدید است.

توجه مجریان سیاست به ایجاد فرآیندهای کاری منعطف و چابک در حال افزایش است. این کار به آن ها در سازگار شدن با مقررات همیشه در حال تغییر و برآوردن نیازهای مشتری، استفاده از فناوری های جدید و توانایی عکس العمل به محیط کمک می کند. یک فرآیند کسب و کار، توالی زمان بندی شده ی فعالیت ها می باشد. هماهنگی این فعالیت ها برای اجرای موفق قوانین و مقررات ضروی است. اجرای فرآیندهای کسب و کار اغلب توسط سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشیتبانی می شود. از بین تعاریف بسیار BPM، تعریف زیر بسیار مورد پذیرش می باشد: «مدیریت فرآیند کسب و کار شامل روش ها، تکنیک ها و ابزارها برای پشتیبانی از طراحی، تصویف، مدیریت و تحلیل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار است». این تعریف دال بر درک قدیمی از BPM به عنوان مدیریت فرآیندهای عملیاتی است، در حالیکه ما به دنبال فرآیندهای ضروری برای پیاده سازی مقررات نیز می باشیم. ما به انعطاف به عنوان توانایی کلی در واکنش به تغییرات می نگریم در حالیکه چابکی سرعت پاسخگویی به تنوع و تغییرات می باشد.

Abstract

Organizations are required to comply with changes in legislation and policy. Yet the implementation of new legislation is often expensive, can have long lead times and is prone to failure. The existing situation significantly constrains policy-making. To improve this, policy makers and policy executors are searching for ways to achieve higher levels of flexibility and agility in their business process management systems. Flexibility is the ability to react to changes and agility is the speed in responding to variety and change. Both flexibility and agility are multi-dimensional concepts.

This paper presents principles for creating flexibility and agility when implementing new or revised policies into business processes. These principles include: 1) defining and using business services, 2) integrating and orchestrating business services through the use of events, 3) separating process, knowledge and resources and 4) implementing policy in an integrated manner. Business services are components encapsulating business functions and having clear responsibilities and accountabilities. The case study shows that these forms of flexibility and agility can help to implement policies more quickly and cost effectively. An organization’s resources and level of flexibility and agility determines what laws can be implemented within a certain time. The improvement of flexibility and agility requires innovations on all levels: infrastructure, business process and organization. The level of flexibility and agility should always be measured by a combination of measures. We make plea for instruments assessing the impact of policies on organizations prior to implementation.